Wie Automatisierung die Organisation eines Messeauftritts unterstützen kann – 1. Quadrant

Ein Artikel von Alfons Burtscher

Dieser Artikel ist der zweite einer Serie zum Thema "Automatisierung von Messe-Prozessen". Wenn Sie den ersten Überblick-Beitrag zum Messe-Quadrant noch nicht gelesen haben, empfehle ich Ihnen diesen zuerst zu lesen:
https://dimaut.com/automatisierung-von-messe-prozessen/

MESSE-ORGANISATION: Der 1. Messe-Quadrant

Die Organisation eines Messeauftritts ist in der Regel sehr aufwendig. Es benötigt Personalressourcen, Geld und viel Zeit, um alle Beteiligten - speziell die zukünftigen Kunden - zu befriedigen.

In diesem Artikel soll es darum gehen, wie wiederkehrende Organisationsprozesse automatisiert werden können und so den Zeitaufwand, die Fehler und die Kosten reduzieren können.

Messe-Automatisierung

Messe-Automatisierung

Welche Aufgaben bei der Organisation wiederholen sich immer wieder?

Diese Frage ist vor allen anderen Fragen zu klären. Je mehr Tätigkeiten bei der Organisation eines Events immer gleich ablaufen, desto mehr kann automatisiert werden.

Sobald Prozesse standardisiert werden können ist es sinnvoll, diese auch zu automatisieren.

Eine Liste über Prozesse, die bei der Organisation eines Messeauftritts berücksichtigt werden müssen, finden Sie im Überblick-Artikel zu dieser 5-teiligen Artikel-Serie.

Als einfaches Beispiel nehme ich jetzt einmal den Start eines neuen Messe-Projektes her. Ein Messeveranstalter wurde angefragt und informiert Sie, dass Sie den gewünschten Messeplatz erhalten.

Das ist der Zeitpunkt, um die für die Organisation beteiligten Personen (intern und extern) zu informieren.

Zur Vorbereitung wird ein Dokument erstellt oder im Intranet eine Informationsseite generiert, die alle wichtigen Daten enthalten, wie das Datum der Messe, der Ort (genaue Adresse), ein Plan des Messegeländes mit dem eingezeichneten Messestand (samt Daten wie Länge, Breite, max. Höhe, Fläche, Stromanschluss, Wasseranschluss, usw.), die Namen der Verantwortlichen für einzelne Teilaufgaben (Personal, Bewirtung, Zimmerreservierung, u.a.).

Wichtig ist, dass definitiv alle notwendigen Informationen an einer Stelle abgelegt werden und für die einzelnen Organisatoren zur Verfügung stehen.

Wenn dieser Schritt vollständig erledigt ist, kann die unterstützende und automatisch laufende Kampagne starten.

Automatisierung der Messe-Organisation

Die Organisation eines Messeauftritts bedarf vieler Ressourcen

Messe-Organisation durch Automatisierung unterstützen.

Stellen Sie sich vor, Sie starten eine vorbereitete E-Mail-Kampagne, die wie folgt abläuft.

Alle hinterlegten Beteiligten erhalten eine erste Mail mit der Information, dass das Unternehmen erneut an einer Messe ausstellt. Darin ist ein Link auf das Dokument oder die Intranet-Seite mit allen Informationen.

Nehmen wir an, Sie haben weiters eingestellt, dass bestimmte Leute wie Planer, Standbauer, etc. ein zusätzliches Mail erhalten, wer sich mit wem zu treffen hat und deshalb ein Termin zu vereinbaren ist (evtl. über eine Terminvereinbarungsseite).

In weiterer Folge erhalten alle Beteiligten ein Mail mit ihrem individuellen Terminplan und Zwischenzielen. Darin wird festgelegt, bis zu welchen Terminen welche Aufgaben erledigt sein müssen, um im Zeitplan zu bleiben.

Die Kampagne sendet dann kurz vor einem solchen Meilenstein ein Mail an die Person und informiert, dass der Oberverantwortliche über den Stand der Aufgaben informiert werden möchte.

So erhält der Verantwortliche ohne sein Zutun und ohne nachzufragen von allen Beteiligten zu den wichtigen Meilensteinterminen die Informationen zum Stand des Projektes.

Natürlich können auch Checklisten versendet werden oder beispielsweise auch Nachrichten-Mails, um Mitarbeiter*innen zu erinnern, irgendwo nachzufragen oder etwas zu kontrollieren. 

Die automatisierte Mail-Kampagne kann natürlich auch Mails versenden, die vom Messetermin abhängig sind (also zurück gerechnet).

Theoretisch kann für den Verantwortlichen und auch für jeden Organisator eines Teilbereiches eine eigene Kampagne erstellt werden, die abhängig von den Aufgaben, von Terminen und Meilensteinen entsprechende, selbst erstellte Mails sendet, um so für jeden eine digitale Assistenz aufzubauen.

Glauben Sie, dass eine solche digitale Unterstützung einen Mehrwert hat und es sich lohnt, wenn Sie regelmäßig solche Events organisieren müssen, automatisierte E-Mail-Kampagnen einzurichten?

Organisation Messeauftritt

Eine E-Mail-Kampagne kann viele Aufgaben übernehmen

Verkaufs-Mitarbeiter*innen auf der Messe durch Automatisierung unterstützen

Ein schöner und auffälliger Messestand und eine tolle Bewirtung der Gäste ist sicherlich wichtig. Auch das perfekte "ins Licht rücken" der Produkte ist für den Erfolg ein elementarer Punkt. 

Aber nicht nur die physische Organisation des Messeauftritts ist bei der Vorbereitung zu berücksichtigen.

Auch der Aspekt der Gewinnung von Interessenten-Daten an den Tagen des Events darf nicht vernachlässigt werden. Jeder Online-Marketer weiß, dass die Leadgewinnung DIE ausschlaggebende Sache im Marketing ist.

Was im Online-Marketing die Leads sind, sind auf Messen die Besucher, von denen Sie zumindest eine E-Mail-Adresse ergattern.

Viele Aussteller interessieren sich nur für die Besucher, die auf den Messestand kommen und kaufen. Des Öfteren sind es Leute, die schon einmal auf einer Messe die Produkte angesehen und sich informiert haben.

Das sollte den Unternehmen aber zu denken geben. Die wenigsten Menschen kaufen beim ersten Kontakt mit einer Firma gleich ein Produkt. Die Leute brauchen mehrmaligen Kontakt, um Vertrauen aufzubauen.

Genau das ist der Grund, warum Sie sich auch um jene Besucher kümmern sollten, die nur mal schauen wollen, weil sie grundsätzlich interessiert sind.

Das sind Ihre Kunden der Zukunft. Wenn Sie sie aber einfach vorbei ziehen lassen, ist es in der Regel der erste und zugleich letzte Kontakt mit ihnen.

Sie sollten sich deshalb etwas einfallen lassen, wie Sie die Daten der Besucher erhalten, die momentan noch keinen Bedarf haben, aber aufgrund ihres Interesses zeigen, dass es vielleicht in Zukunft einen Bedarf gibt.

Es sollte jedenfalls für jeden Vertriebler auf dem Messestand einen einfachen und effizienten Ablauf geben, die Daten von Kontakten zu erfassen. Eine automatisierte Lösung ist hier aus mehreren Gründen zu bevorzugen, was im 3. Teil dieser Artikel-Serie beschrieben wird.

Auch bezüglich den Pflichten bezüglich Datenschutz empfehle ich die Automatisierung. Es macht einfach keinen Sinn, die Besucher zu nötigen, eine Transparenzerklärung zu unterschreiben (die Sie sogar noch vorlesen müssten), nur um ihnen Informationen zusenden zu dürfen. Sie wollen im digitalen Zeitalter sicher auch kein neues Papierarchiv für DSGVO-Dokumente aufbauen?

Unter gewissen Voraussetzungen (z.B. deutsche Software und Datenspeicherung in der EU) ist eine DSGVO-konforme Datenerfassung automatisiert möglich, ohne eine Unterschrift Ihrer Besucher einzuholen.

An den Messetagen sollte es Ihr Ziel sein, neben den Kaufabschlüssen so viele Leads (Besucherdaten) wie möglich zu "sammeln", um ab sofort diese Kontakte regelmäßig per Mail kontaktieren zu können. Nur so bleiben Sie im Kopf Ihrer potenziellen Kunden.

So bauen Sie sich auch eine Liste an Interessenten auf und vergrößern damit Ihre Umsatzchancen enorm.

Wie es idealerweise auf der Messe ablaufen kann, darüber informiert der 3. Teil dieser Artikel-Serie.

Gespräch mit Interessent auf Messe

Die Daten von interessierten Messebesucher sind Ihr Polster in der Zukunft

Fazit der Organisation Ihrer nächsten Messe

Die Organisation einer Messe braucht viel Manpower, um die Fülle an Aufgaben zu bewältigen.

Wiederkehrende Aufgaben bei der Organisation können standardisiert werden und sind damit automatisierbar.

Neben der Informationsweitergabe ist ein wesentlicher Unterstützungsaspekt der Automatisierung jener, dass an Termine und Meilensteine erinnert werden kann, und die Informationen zum Stand des Projektes von den Beteiligten angefordert werden können.

Das bedeutet eine große Erleichterung für Verantwortliche, weniger Zeitaufwand für Informations- und Kontrolltätigkeiten sowie keine Fehler mehr und kein vergessen von Aufgaben.

Der gesamte Ablauf auf der Messe für die Vertriebsmitarbeiter*innen darf bei der Vorbereitung eines Messeauftritts keinesfalls vernachlässigt werden.

 Herauszuarbeiten ist hier vor allem die Strategie, um auch die Kontaktdaten von "nur" interessierten Besuchern zu erhalten sowie die rasche Erfassung von diesen Daten.

Wie eine Erfassung von Kontaktdaten automatisiert durchgeführt werden kann und was nach der Erfassung der Daten sinnvollerweise sofort umgesetzt werden sollte, erfahren Sie im 3. Teil dieser Artikel-Serie.

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Wie Aussteller den Erfolg auf Messen drastisch steigern - Automatisierung von Prozessen auf Messen.

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Autor Alfons Burtscher

Mehr als 20 Jahre bereits als Berater in mittelständischen Unternehmen unterwegs, erkannte er schon 2014 die enormen Möglichkeiten, die die Digitalisierung für Unternehmen bietet.

Nach intensiver Ausbildung begann er 2018 unternehmerische Marketing- und Kommunikationsprozesse für Einzelkämpfer und Kleinbetriebe zu automatisieren.

Diese digitale Assistenz bringt den Unternehmer*innen nicht nur mehr freie Zeit, sondern arbeitet rund um die Uhr am Erfolg des Unternehmens auch in der Zukunft.

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Dipl.-Ing. FH Alfons Burtscher

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