Kontaktdaten der Messestand-Besucher*innen smart gewinnen – Der 2. Messe-Quadrant

Die Aufnahme der Kontaktdaten von Interessenten dauert auf vielen Messeständen so lange, dass in der Zwischenzeit potenzielle Kunden den Messestand verlassen, weil sie nicht gewillt sind, so lange zu warten.

Genau diese Datenaufnahme kann heute schnell und unkompliziert über die Bühne gehen. Nach entsprechender Vorbereitung und Schulung der MitarbeiterInnen kann der Ablauf so effizient gestaltet werden, dass keine Interessenten mehr ohne Informationen den Messestand verlassen.

KONTAKTGEWINNUNG: Der 2. Messe-Quadrant

Die Kontaktdaten aller Messestand-Besucher*innen zu gewinnen, sollte das erklärte Ziel eines Messe-Auftritts sein, was zwar kaum möglich ist, aber angestrebt werden sollte.

Nur wer sich unerreichbare Ziele setzt kann hohe Ziele erreichen 😉

Warum nicht nur das Ziel, viele Verkäufe zu erzielen, ins Auge gefasst werden sollte, sondern auch eine nachhaltige Basis für die Zukunft aufgebaut werden kann und soll, wird in diesem Artikel beschrieben.

Wie Sie bereits wissen und in der folgenden Grafik sehen, ist die Gewinnung von Interessentendaten auf der Messe (M), DAS Thema des 2. Messe-Quadranten.

Messestandbesucher, die nicht gleich kaufen - das vernachlässigte Kontakt-Potenzial auf Messen

Im September 2022 ging ich auf eine Messe, mit dem Ziel, mit einigen Verkaufsleiter*innen, Firmenleiter*innen und Verkäufer*innen über die Abläufe auf der Messe zu sprechen.

Es war eine Herbstmesse für Konsumenten, wo z.B. Whirlpools, Infrarot-Kabinen, Hausalarmsysteme, Bettensysteme, Designer-Möbel, Kunstobjekte, usw. präsentiert wurden.

Mit 12 interessanten Personen von mittelständischen Unternehmen konnte ich schlussendlich an diesem Tag sprechen.

Was mich am meisten "geschockt" hat, war nicht die Tatsache, dass niemand in irgendeiner Form Automatisierung einsetzt, sondern die Erkenntnis, dass man nur an Käufern interessiert war.

Wenn also ein Besucher eine Bestellung aufgeben wollte, so nahm man sich natürlich Zeit, setzte sich an einen für alle gut sichtbaren Tisch, und ging die Auftragsunterlagen durch (bis zur Unterschrift) und plauderte anschließend oft noch etwas länger, auch wenn es einige Zeit beanspruchte.

Mehr als einmal beobachtete ich, dass sich Menschen auf einem Messestand Produkte ansahen und definitiv interessiert waren, jedoch alle Mitarbeiter*innen des Ausstellers beschäftig waren.

Bei einem Stand war überhaupt nur ein Verkäufer anwesend. Da gab es einfach keine Beratung, wenn der Mitarbeiter gerade einen Auftrag schrieb.

Sind "nur interessierte Leute" als Besucher des Messestandes nichts wert?

Bei vielen Ausstellern hatte ich den Eindruck, dass nur auf Käufer gewartet wird.

Auf meine Frage, ob man bemüht ist, auch die Kontaktdaten (Namen, E-Mail-Adresse) von Menschen zu bekommen, die zwar nicht kaufen, jedoch interessiert sind, sich beraten lassen und sogar Unterlagen mitnehmen, erhielt ich die trockene Antwort: "Nein, die kommen nächstes Jahr wieder".

Auch wenn es in einigen Fällen so ist, dass die Interessenten ein oder zwei Jahre später wieder kommen, bin ich überzeugt, dass es auch Menschen gibt, die nicht wieder kommen und beim Mitbewerber kaufen.

Messe-Besucher von heute sind Kunden von morgen - Inaktivität kostet Umsatz

Was mir schon mehrere Jahre auffällt, ist die Inaktivität des Personals auf einzelnen Messeständen.

Meistens sind es Vertriebs-Mitarbeiter*innen, die auf dem Messestand für Besucher zur Verfügung stehen, um zu beraten und auch zu verkaufen. Ein Verkäufer ist im Arbeitsalltag in der Regel sehr aktiv damit beschäftigt, potenzielle Kunden zu akquirieren, sie zu kontaktieren, nachzufassen, usw.

Auf Messen scheint das nicht zu gelten. Jeder wartet auf Besucher und schaut erst dann von seinem Mobiltelefon auf, wenn sich ein Interessent mindestens 2 Minuten auf dem Messestand befindet.

Und natürlich kann sich niemand teilen, wenn weitere Interessenten eine Beratung wünschen. Wenn es aber öfter vorkommt, dass Interessenten keine Beratung bekommen, dann ist entweder zu wenig Personal vorhanden UND man hat sich noch nicht mit dieser Situation befasst.

Der Verkauf und die Gewinnung der Kontaktdaten von Interessenten muss an den Messetagen in den Vordergrund gestellt werden.

Jeder Messe-Aussteller muss sich bei der Organisation die Frage stellen: "Was tun wir, damit wir bei solchen Fällen keine potenziellen Kunden verlieren?"

Größere Firmen, die meist auch viele Student*innen für Messen engagiert haben, machen es meist folgendermaßen. Mindestens eine Mitarbeiterin muss immer frei bleiben und darf keine längeren Gespräche führen.

Sie hat die Aufgabe, jeden interessierten Besucher anzusprechen, ihm ein Getränk anzubieten und ihm einige Fragen zu stellen. In einem lockeren Gespräch kann so herausgefunden werden, wie interessiert der Besucher wirklich ist, ob er sich schon einmal bei Ihnen erkundigt hat, ob der Bedarf gerade vorhanden ist und wie gut er die die Firma und die Produkte schon kennt.

Die Verkäufer oder Berater sollten bei regem Andrang die Gespräche kurz halten, und nach dem Gespräch zur "Empfangs-Mitarbeiterin" gehen, die ihn zu jenem Interessent führt, der den dringendsten Bedarf hat, d.h. am ehesten kauft. 

Sollte jemand (ohne dringenden Bedarf) schon länger warten, muss man ihm natürlich erklären, dass der Berater nicht der Spezialist für sein Thema ist, weshalb er auf einen anderen Verkäufer warten muss.

Die Verkäufer sprechen nur mit kaufbereiten Messestand-Besuchern

Die Vorselektion der Standbesucher ist also eine wichtige Aufgabe. Eine weitere kann folgende sein. 

Wenn sich jemand nur erkundigen möchte, jedoch noch keinen Bedarf hat, kann man ihm einen Anruf eines Beraters anbieten, oder/und ihn bitten, dass er sich in ein (digitales) Formular einträgt, und dann Informationen erhält und zusätzlich noch an einem Gewinnspiel teilnimmt (um die Eintrage-Quote zu erhöhen).

Wenn Sie Unterlagen auf dem Messestand haben, können Sie ihm auch gerne welche mitgeben. Wichtig ist nur, dass Sie einen Grund finden, warum sich Interessenten in Ihren Verteiler eintragen sollen.

Hinweis zu Gewinnspielen: Ein allgemeines Gewinnspiel macht nur Sinn, wenn Sie wirklich Consumer-Produkte für praktisch alle Menschen haben. Wenn Ihre Zielgruppe allerdings speziell ist, dann sollten Sie das Gewinnspiel nicht für alle sichtbar anpreisen, sondern nur einem Interessenten anbieten, damit sie seine Daten erhalten.

Mit der beschriebenen Vorgehensweise können Sie erstens mehr Verkäufe erzielen und zweitens durch die Erfassung der Kontaktdaten von potenziellen Kunden, die später kaufen wollen, dieses neue Potenzial nutzen.

Effiziente und automatisierte Datenerfassung von Messebesuchern sorgt für mehr Messekontakte

Lassen Sie sich unbedingt etwas einfallen, um auch von jenen Besuchern die Kontaktdaten zu erhalten, die sich lediglich informieren möchten, weil erst nächstes Jahr oder noch später der Bedarf besteht oder der Wunsch verwirklicht werden will.

Übrigens: Sie können im (digitalen) Formular ohne weiteres alle relevanten Daten (z.B. auch Adresse und Telefonnummer) abfragen, sollten es aber nicht zur Pflicht machen. Nicht jeder gibt gleich alle Daten von sich preis. Allerdings werden sicher einige all ihre Kontaktdaten eingeben.

Je weniger Daten Sie verlangen, desto eher tragen sich Menschen in Ihre Liste ein. Zumindest der Nachname, die E-Mail-Adresse und das Geschlecht bzw. die Anrede (Herr, Frau) müssen es aber schon sein.

Wie können Sie effizient die Daten der Kontakte erfassen? 

Ein Papierformular, das ausgefüllt werden muss, ist meiner Ansicht die schlechteste Variante, weil dann wieder ein Mitarbeiter die Daten in Ihr System übertragen muss.

Sie können eine Webseite mit einem Formular vorbereiten, das die Daten direkt in Ihre CRM- oder Automations-Software spielt. Das hat den Vorteil, dass Sie auf der Messe mehrere Tablets oder Laptops für die Eingabe der Daten anbieten können. Ob die Dateneingabe direkt von den Besuchern oder von einer Mitarbeiterin durchgeführt wird, ist Ihnen überlassen und hängt vom Anwendungsfall ab.

Aber Achtung: Wenn der Besucher selbst das Formular ausfüllt, müssen Sie nicht fragen, es entstehen keine Schreibfehler und jeder kann die Daten angeben, die er eintragen möchte.

Digitale Formulare auch für weitere Fragen nutzen

Hinweis: Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie auch Fragen stellen, z.B. welche Ausführung bei Kauf gewählt werden würde, ob es Sonderwünsche gibt, falls das Produkt angeschafft wird, wann die Anschaffung vermutlich geplant ist, usw.

Damit haben Sie Hinweise für Ihr Marketing und Ihren Vertrieb.

Im B2B-Geschäft, wo Visitenkarten ausgetauscht werden, gibt es auch die Möglichkeit, die Visitenkarten von Besuchern direkt einzuscannen, um alle Daten direkt in Ihrem System zu haben (s. Video unten). Dazu braucht es jedoch eine Software wie Klick Tipp, die eine solche App zur Verfügung stellt. Wie einfach es funktioniert, zeigt das Video.

Empfehlung: Wenn Sie in kürzest möglicher Zeit lernen möchten, wie heute Online-Marketing in Unternehmen mit Erfolg betrieben wird, dann ist das einzigartige Online-Seminar vom Klick-Tipp-Gründer Mario Wolosz unübertroffen.  

Die großen Vorteile einer raschen Kontaktdaten-Erfassung von Messe-Besuchern

Anstelle weiter zu theoretisieren möchte ich ein reales Beispiel durchspielen.

Nehmen wir an, Sie hatten auf einer Messe ein Gespräch mit einem potenziellen Kunden, der aber erst in 1-2 Jahren kaufen möchte.

Sie bieten ihm an, sich bei Ihnen einzutragen, um regelmäßige Informationen zu erhalten UND dass es ein Gewinnspiel gibt.

Wenn Sie nun eine Visitenkarte erhalten, scannen Sie oder eine Mitarbeiterin diese ein. Ansonsten lassen Sie am besten den Besucher das Formular auf Ihrem Laptop ausfüllen. Dann bedanken und verabschieden Sie sich.

Die Magie der Automatisierung von Marketing-Prozessen 😉

Das was jetzt folgt muss natürlich vorher gut vorbereitet werden, weil es vollständig automatisiert abläuft.

Wenige Minuten nachdem der Besucher Ihren Messestand verlassen hat, erhält er ein Mail von Ihnen. Sie bedanken sich für den Besuch und machen ihn auf die Transparenzerklärung aufmerksam, die per Link in der E-Mail heruntergeladen werden kann. 

Somit ist die Pflicht der sofortigen Datenschutz-Information erledigt.

Wie machen Sie das übrigens heute? Gehen Sie mit jedem Besucher auf der Messe nach der Aufnahme der Daten die DSGVO-Absätze durch 😉

Sollte der Besucher Unterlagen angefordert haben, so erhält er einige Stunden später bereits die Unterlagen als pdf-Dateien per Mail gesendet.

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Geheimtipp: Stellen Sie die zweite E-Mail so ein, dass sie am selben Tag, aber erst abends, z.B. um 20:23 Uhr abgeschickt wird. Der Text der E-Mail mit der Signatur des entsprechenden Vertriebsmitarbeiters könnte wie folgt aussehen:

Hallo Hr. Besucher,
entschuldigen Sie bitte das späte E-Mail. Es war heute ein sehr intensiver und langer Messetag, aber dafür super erfolgreich. Das Produkt ... kommt so gut an, dass wir kaum mehr nachkommen mit den Lieferungen. 
Ich wollte Ihnen unbedingt noch heute die gewünschten Unterlagen zusenden, damit Sie nicht so lange warten müssen.
Danke für Ihren heutigen Besuch. Bei Fragen können Sie sich jederzeit bei mir melden unter ...

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Was glauben Sie, was im Kopf des Interessenten vor sich geht?

Ist das nicht ein perfekter Service?

In der Folge erhält jeder Messebesucher je nach Interesse eine automatisiert laufende E-Mail-Serie. Dieses ist jedoch das Thema des 3. Messe-Quadranten.

Fazit der Kontaktdatengewinnung auf einer Messe oder Ausstellung

Um den Erfolg einer Messe zu steigern, sollte sich ein Unternehmen nicht nur auf Besucher konzentrieren, die kaufen wollen, sondern auch um Interessenten, die sich definitiv interessieren, aber eben nicht sofort kaufen.

Das bedeutet, dass man vor der Messe überlegen und organisieren muss, wie man auf der Messe herausfindet, wie groß der Bedarf oder der Wunsch eines Besuchers ist und wie man die Kontaktdaten von dieser Zielgruppe erhalten kann.

Durch Unterstützung von entsprechender Software kann die Erfassung der Besucher-Daten rasch und einfach durchgeführt werden.

Der Vorteil dieser automatisierten Vorgehensweise ist, dass die Daten sofort in Ihrem System sind, und von dort aus E-Mail-Kampagnen gestartet werden können, die Ihre Messebesucher verblüffen werden (Dankes-Mail, Datenschutz-Mail, Unterlagen-Mail).

Die Vorteile der direkten Kontaktdatenerfassung Ihrer Messestand-Besucher sind für Sie die enorme Zeitersparnis auf der Messe und vor allem die erhaltenen Daten von potenziellen Kunden.

Daten sind das Gold des Informationszeitalters, in dem wir Leben.

Ohne kostspieliges Marketing betreiben zu müssen, können Sie in Zukunft mit Ihrer eigenen Liste kommunizieren - wenn Sie wollen sogar täglich 😉

Aber dies ist eine andere Geschichte - Teil 4: Die Story vom 3. Messe-Quadranten.