Automatisierung von Messe-Prozessen – Der Messe-Quadrant

Ein Artikel von Alfons Burtscher

Dieser Artikel soll einen Überblick über die 4 großen Bereiche geben, in die Messen und Ausstellungen aus meiner Sicht aufgeteilt werden können.

Jeder dieser 4 Bereiche enthält viele einzelne Abläufe und Tätigkeiten, die nötig sind, um einen solchen Event zu organisieren und durchzuführen und Interessenten und Kunden vollständig zufrieden zu stellen.

Da viele dieser Prozesse wiederkehrend sind, bieten sie sich förmlich an, automatisiert zu werden. Allerdings benötigt es dazu wiederkehrend gleiche Prozesse, die nicht immer gegeben sind, aber sehr oft.

Im Folgenden stelle ich Ihnen den Messe-Quadrant genauer vor.


Automatisierung von Messen und Ausstellungen: Der Messe-Quadrant - Die 4 großen Bereiche für Aussteller

Wenn wir die Prozesse von Ausstellern ansehen, dann gibt es im wesentlichen 4 Bereiche, die perfekt funktionieren müssen, um ein solches Event erfolgreich abzuschließen.

Messe-Automatisierung

Der Messe-Quadrant: Jeder Quadrant enthält verschiedenste Aufgaben.

  1. 1
    Die komplette Organisation (O), also die gesamte Vorbereitung bis zum ersten Tag einer Messe oder Ausstellung.
  2. 2
    Die Messe (M) bzw. die Ausstellung selbst, also alle Tage des Events, wo Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen möglichst vielen Besuchern präsentieren wollen.
  3. 3
    Die Zeit nach der Messe, um so viele Kontakte wie möglich, die noch nicht gekauft haben, zu Kunden zu machen (V).
  4. 4
    Die Zeit zwischen dem Auftrag und der Lieferung Ihres Produkts bzw. der Fertigstellung des Projektes (A), da der Kunde in der Regel mehrere Wochen auf die Erfüllung warten muss (Bsp. Küche, Heizung, Maschine).

Im Folgenden werden die 4 Messe-Quadranten kurz beschrieben um einen Überblick zu geben, was mit jedem einzelnen Quadranten gemeint ist.

Für Interessierte gibt es übrigens pro Quadrant einen separaten Artikel, der detailliertere Informationen enthält.

Messe-Quadrant 1: Die Organisation eines Messeauftritts

Die Organisation eines Messeauftritts, sprich die ganze Vorbereitung, ist je nach Erfahrung, Größe des Messestandes und Produkt oder Dienstleistung für den Aussteller natürlich extrem unterschiedlich.

Je nachdem, wie aufwendig Sie Ihren Messeauftritt gestalten, mit wie vielen Mitarbeiter*innen Sie vor Ort sein möchten, wie bekannt die Messe aber auch Ihr Unternehmen ist, mit wie vielen Besuchern Sie aus der Erfahrung heraus rechnen können, usw., kann der Organisationsaufwand sehr groß sein.

Auch wenn nicht immer alle Organisationsprozesse wiederkehrend gleich sind, weil z.B. alle paar Jahre der Messestand neu geplant und gebaut wird, gibt es in der Vorbereitungsphase (zum Glück) viele Tätigkeiten, die immer gleich ablaufen.

Einige Prozesse sollen hier erwähnt sein:

 - Alle Beteiligten müssen über die Messe mit allen Daten informiert werden

 - Informationen brauchen auch an Planer und Aufsteller

 - Definition der Produkte, die ausgestellt werden sollen

 - Klären der Prospekte, Unterlagen, Folder, usw., die aufliegen sollen

 - ggf. Änderung oder Neuerstellung von Dokumenten und Prospekten

 - Preislisten vorbereiten und Messe-Angebote ausarbeiten

 - Organisation des Auf- und Abbaus des Messestandes

 - Personalbedarf klären, Personal einteilen und Zeitplan erstellen

 - ggf. externes Personal buchen und Einschulung organisieren

 - Zimmerbuchung für das Personal während der Messe

 - Getränke, Snacks, ggf. Speisen für Personal und Besucher organisieren

 - Geschirr, Gläser, Tassen, ggf. Geschirrspülmaschine mieten

 - Aufräum- und Reinigungsarbeiten an jedem Messetag organisieren

 - Organisation der Vertriebsschulung speziell für die Messeschwerpunkte

 - Rasche Kontaktdatenerfassung der Stand-Besucher gewährleisten

 - Prozess festlegen, wie die Besucher, die Unterlagen möchten, am schnellsten alle Informationen erhalten, ohne dass sie mehrere Tage darauf warten müssen (auch wenn die Messe z.B. eine Woche dauert).

Das Hauptproblem ist meist die Koordination aller Aufgaben.

Ein oder mehrere Personen versuchen mit Checklisten, Zuständigkeits-Listen oder Excel-Tabellen den Überblick zu behalten. Bei sehr gewissenhaften Mitarbeiter*innen klappt das meist auch.

Aber Hand aufs Herz. Ist immer alles gut gelaufen oder passieren auch Fehler?

Solche wiederkehrende Prozesse zu automatisieren bedeutet unter anderem, dass Sie mit einem Klick alle Beteiligten informieren können, Erinnerung-Mails für wichtige Kontrolltätigkeiten erhalten, oder alle Organisator*innen zu einem bestimmen Termin ein E-Mail bekommen, dass Sie, als Verantwortlicher, Informationen zum aktuellen Stand wünschen, usw. 

Schon diese Unterstützung ist Gold wert.

Messe-Organisation

Die Organisation einer Messe oder einer Ausstellung ist sehr zeitintensiv.

Messe-Quadrant 2: Ihr Messe-Auftritt - Gewinnung von Kunden und neuen Kontakten

Die Messe-Tage sind absolut entscheidende Tage, weil sich dort zeigt, ob die Besucher positiv reagieren und genügend Menschen kaufen oder zumindest Kaufinteresse zeigen.

Wenn Sie sich selbst jetzt einmal fragen, was das Wichtigste für Sie ist, was würden Sie antworten?

Meine Sichtweise ist die folgende. Wenn ein Interessent Ihren Messestand betritt, möchte er ohne Wartezeiten rasch seine Fragen klären. 

Er möchte auch nicht minutenlang neben Ihnen stehen, weil Sie Formulare ausfüllen müssen.

Datenschutz interessiert die meisten Menschen auch nicht. Und ebenfalls möchte niemand unterschreiben, dass Sie seine Daten verwenden dürfen.

Aus Sicht der potenziellen Kunden - und das sollte auch Ihre Sichtweise sein - ist es wichtig, rasch auf die Bedürfnisse eines Besuchers einzugehen.

Ich spreche hier übrigens nicht von Menschen, die kaufen möchten. Dieser Prozess braucht seine Zeit und die Kunden möchten auch nicht abgefertigt werden.

Ich meine Interessenten, die sich bei Ihnen informieren, Fragen stellen, Unterlagen anfordern und sich damit als potenzielle Kunden qualifizieren.

Und genau diese Menschen sind Ihr Potenzial für die Zukunft. Wenn Sie hier professionell auftreten und agieren, dann können Sie einen großen Teil dieser Leute später zu Kunden machen.

Was ist also nun wichtig?

Der Erfassungsprozess von Interessenten (Daten, Wünsche, Unterlagen, usw.) muss kurz sein. Das Verkaufspersonal muss also die Aufnahme der Daten rasch vollziehen können.

Zudem darf es nicht Wochen dauern, bis der Interessent erste Unterlagen bekommt oder kontaktiert wird, weil er sonst mit großer Wahrscheinlichkeit bei einem Mitbewerber kauft.

Leider ist es bei vielen Unternehmen noch so, dass jeder Verkäufer nach der Messe mit zig Visitenkarten oder Adressen ins Büro kommt und die Aufgabe hat, alle rasch zu bearbeiten. Somit liegt es sehr am Vertriebs-Mitarbeiter, wie erfolgreich das Ganze wird.

Automatisierung kann hier schon bei der Erfassung der Daten (z.B. von Visitenkarten) auf der Messe helfen, aber auch, um allen Interessenten, unmittelbar nach dem Besuch die gewünschten Unterlagen zukommen zu lassen

Natürlich ist dies nicht möglich, wenn Sie ausschließlich individuelle Sondersachen (z.B. Sondermaschinenbau, usw.) machen, wobei Automatisierung auch dort vieles erleichtern kann.

Sobald Sie jedoch standardisierte Produkte oder Dienstleistungen haben, kann ein Besucher schon am Abend nach der Messe die ersten Dokumente per Mail auf seinem Gerät haben.

Die vorbereitete E-Mail-Serie hat mit der ersten oder zweiten E-Mail die Dokumente übermittelt und wird bzw. kann in den nächsten Tagen und Wochen noch weitere Informationen und Tipps an die Standbesucher absenden.

Das nenne ich professionell, was aber noch kaum ein Aussteller so macht.

Automatisierung auf Messen

Die Messetage entscheiden über Erfolg oder Misserfolg

Messe-Quadrant 3: Messekontakte zu Kunden machen

Die Zeit nach der Messe bedeutet, die noch unentschlossenen Kunden zu überzeugen, dass Ihre Problemlösung die richtige ist.

Wenn Sie gut vorbereitet sind, geht es nach der Messe für den Vertrieb gleich los, um die potenziellen Kunden, die auf Ihrem Messestand waren, anzurufen oder ihnen die versprochenen Unterlagen zuzusenden.

Leider warten zum Zeitpunkt, wo die meisten Aussteller erst beginnen, die Unterlagen für jeden Interessent zusammenzutragen und in ein Kuvert zu packen, die meisten Besucher Ihres Messestandes schon mehrere Tage auf Ihre Broschüren oder Prospekte.

Wenn Sie zig oder hunderte Visitenkarten haben, kann auch das Nachtelefonieren Tage und sogar Wochen dauern.

Genau diese Wartezeit kostet Umsatz, weil Kunden wegfallen.

Wenn ein Mitbewerber schneller gute Informationen liefert oder rascher nachtelefoniert, schnappt er Ihnen Ihre Kunden weg.

Je mehr Zeit zwischen dem Kontakt auf der Messe und dem nächsten Kontakt mit Ihnen vergeht, desto kleiner wird die Chance, dass der Interessent IHR Kunde wird.

Es kann ja durch die lange Dauer auch sein, dass sich die Prioritäten ändern und deshalb der Kauf zumindest zurückgestellt wird.

Genau hier liegen die Vorzüge der Automatisierung. Sie hilft Ihnen, die (Warte-)Zeit zu überbrücken und mit den potenziellen Kunden schon ab dem Tag des Besuches in Kontakt zu bleiben, da Sie über E-Mail jetzt die Möglichkeit haben.

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Reden wir nun einmal über jene Menschen, die sich zwar interessiert haben, vielleicht sogar Unterlagen mitgenommen oder angefordert haben, aber zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht kaufen wollen.

Diese Zielgruppe wird oft viel zu wenig berücksichtigt.

Bei kostenintensiveren Produkten weiß man, dass die meisten Besucher, die sich "nur" informieren, erst in den nächsten Monaten oder Jahren Bedarf haben und erst dann auch kaufen werden.

Leider wissen Sie nicht, ob es in 6 Monaten oder in 3 Jahren soweit ist. Sie wissen jedoch, dass ein Interesse besteht und sollten deshalb diese Leute nicht unberücksichtigt lassen.

Zum Glück haben Sie sich auf der Messe bereits um die Erfassung der Daten gekümmert - und zumindest die E-Mail-Adresse und den Namen erfahren - und können sich deshalb mit relevanten Inhalten regelmäßig in Erinnerung bringen, sogar automatisiert.

Und wenn Ihr E-Mail-Marketing richtig gut ist, werden viele Ihrer Kontakte, auch ohne weiteren Werbemaßnahmen oder Messebesuchen, bei Ihnen kaufen. 

P.S.: Prüfen Sie einmal Ihr E-Mail-Postfach. Sind da vielleicht Mails von Amazon oder anderen Shops dabei?

Ich bin überzeugt, dass es so ist. Wenn sich E-Mail-Marketing nicht rentieren würde, wäre der Einsatz vieler Unternehmen wohl kaum so intensiv.

Heute wird damit mehr Umsatz gemacht, wie mit jeder anderen Marketing-Maßnahme. Die folgende Grafik zeigt es sehr deutlich.

dimaut E-Mail-Marketing

Kaufraten im Vergleich

Messe-Quadrant 4: Kunden nach der Auftragserteilung durch eine einzigartige Kundenreise begeistern 

Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen haben, die Sie sofort ausliefern können oder ein Auftrag in wenigen Tagen erledigt ist, gehören Sie in diesem Punkt zu den Glücklichen.

Vielfach dauert die Planung, Fertigung, Montage, Inbetriebnahme, Übergabe, usw. mehrere Wochen oder sogar Monate, bis der Kunde das Produkt erhält und es benutzen kann bzw. bis Ihre Dienstleistung (z.B. eine Planung, ein Coaching, die Ausarbeitung eines Konzeptes, usw.) abgeschlossen ist.

Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Kunden in dieser Zeit eine Kauf-Reue entwickeln oder regelmäßig anrufen, ob alles noch im Zeitplan ist, dann müssen Sie selbst aktiv werden.

Und auch hier kann die Automatisierung der Kommunikationsprozesse hervorragende Dienste tun, da der manuelle Aufwand für solche Abläufe in der Regel recht hoch ist.

Sie können die Wartezeit bis zur Lieferung überbrücken und je nach Produkt oder Dienstleistung per E-Mails beispielsweise folgende Informationen senden (ohne Reihenfolge - nur Ideen):

 - die Vorzüge des Produktes oder besondere Vorteile hervorheben

 - die richtige Bedienung

 - die Reinigung 

 - die Wartung

 - begeisterte Kundenstimmen

 - die Besonderheiten

 - was Konkurrenzprodukte nicht haben

 - Zusatzprodukte (weitere Verkaufsmöglichkeit)

 - Links zu Videos über wichtige Punkte

 - Firmenvorstellung (Werte des Unternehmens)

 - weitere Produkte des Unternehmens

 - Ansprechpartner bei Problemen

 - zusätzliche Unterlagen (Rezeptbuch, Programme des Gerätes, usw.)

 - weitere Angebote bzw. die Produktpalette des Unternehmens

 - Vorfreude durch Meldung, dass das Produkt versendet wurde

 - Ablauf der Lieferung und der Montage

 - und vieles mehr

Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise ist nicht nur, dass die Wartezeit für die Kunden verkürzt wird, weil sie "beschäftigt" sind, sondern dass die Kunden kaum mehr instruiert werden müssen, da sie alles bereits wissen.

Das Ziel der Begeisterung Ihrer Kunden ist erreicht. Die Bewertungen werden hervorragend. Empfehlungen sind garantiert.

Zufriedene Messe-Kunden

Zufriedene Kunden, die von der professionellen Kundenreise begeistert sind.

Fazit zum Thema Automatisierung von Messe- bzw. Aussteller-Prozessen

Sehr viele der Prozesse in den 4 Abschnitten des Messe-Quadranten sind prädestinierte Abläufe, um automatisiert zu werden.

Die Automatisierung  macht dabei nicht nur viel Zeit der Mitarbeiter*innen frei, sondern erledigt die Aufgaben rund um die Uhr perfekt und sorgt so für stressfreie Abläufe und Mitarbeiter*innen, mehr zufriedene Kunden sowie mehr Umsatz.

Die Investition dafür ist kaum der Rede wert, da sie sich in der Regel binnen weniger Monate rechnet. Deshalb sollte jedes Unternehmen mit der Automatisierung sinnvoller Prozesse beginnen und die Vorteile der automatisierten Prozesse nutzen, die jetzt noch gegeben sind.

Auch für Einzelkämpfer und kleine Unternehmen sind durch die Entwicklungen der letzten Jahre die Kosten in kürzester Zeit amortisiert.

Ob es sinnvoll ist, noch länger mit der Automatisierung zu warten, möchte ich wie folgt beantworten.

Bedenken Sie: Wenn die Mehrheit Ihrer Mitbewerber Marketing-Automatisierung einsetzt, müssen Sie - ob Sie wollen oder nicht - nachziehen, um konkurrenzfähig zu bleiben, haben aber dann nicht mehr die Vorteile, die Sie jetzt noch haben.

Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen schlagen die Langsamen.

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Autor Alfons Burtscher

Mehr als 20 Jahre bereits als Berater in mittelständischen Unternehmen unterwegs, erkannte er schon 2014 die enormen Möglichkeiten, die die Digitalisierung für Unternehmen bietet.

Nach intensiver Ausbildung begann er 2018 unternehmerische Marketing- und Kommunikationsprozesse für Einzelkämpfer und Kleinbetriebe zu automatisieren.

Diese digitale Assistenz bringt den Unternehmer*innen nicht nur mehr freie Zeit, sondern arbeitet rund um die Uhr am Erfolg des Unternehmens auch in der Zukunft.

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Dipl.-Ing. FH Alfons Burtscher

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